OR Art. 958f · GeBüV

Aufbewahrungspflicht in der Schweiz: was wirklich gilt

Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahrs — so weit sind sich alle einig. Weniger klar ist, was genau aufbewahrt werden muss, in welcher Form, und wo. Hier steht, was im Gesetz steht, und wo verbreitete Aussagen darüber hinausgehen.

Kurz beantwortet

Wie lange?: Zehn Jahre. Die Frist beginnt nach Ablauf des Geschäftsjahrs, nicht am Belegdatum (Art. 958f Abs. 1 OR).
Was?: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht. Geschäftskorrespondenz, soweit sie eine Buchung belegt.
Digital zulässig?: Ja. Die GeBüV lässt elektronische Aufbewahrung ausdrücklich zu, wenn Integrität, Verfügbarkeit und Lesbarkeit über die ganze Frist gewährleistet sind.
Muss es in der Schweiz liegen?: Nein. Das OR schreibt keinen Speicherort vor. Massgebend sind Zugriff und Lesbarkeit innert angemessener Frist. Wo die Daten liegen, ist eine Datenschutzfrage (revDSG) — nicht eine des Aufbewahrungsrechts.
Gibt es eine Ausnahme?: Ja, eine wichtige: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR). Diese beiden lassen sich nicht rein digital erledigen.

Wen die Pflicht trifft

Die Aufbewahrungspflicht knüpft an die Buchführungspflicht an. Buchführungspflichtig sind alle juristischen Personen — GmbH, AG, Genossenschaft — sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab einem Umsatz von CHF 500’000 im letzten Geschäftsjahr (Art. 957 OR).

Wer darunter liegt, führt lediglich eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Auch diese Unterlagen sind aufzubewahren — der Umfang ist kleiner, die Frist dieselbe. Die Unternehmensgrösse ändert an der Dauer nichts: für den Einmannbetrieb gelten dieselben zehn Jahre wie für den Konzern.

Was aufbewahrt werden muss

Art. 958f OR nennt vier Kategorien. Die dritte wird in der Praxis am häufigsten unterschätzt:

Geschäftsbücher — Hauptbuch, Hilfsbücher, Journal.
Buchungsbelege — jeder Beleg, der eine Buchung stützt: Rechnungen, Quittungen, Verträge, Bankbelege.
Geschäftskorrespondenz, soweit sie eine Buchung belegt. Die E-Mail, in der ein Kunde eine Nachtragsposition genehmigt, gehört dazu — sie ist Teil des Belegs, nicht bloss Kommunikation.
Geschäftsbericht und Revisionsbericht.

Wann die Frist zu laufen beginnt

Nicht ab Rechnungsdatum, sondern nach Ablauf des Geschäftsjahrs. Eine Rechnung vom 3. Februar 2026 in einem Geschäftsjahr, das am 31. Dezember 2026 endet, ist bis zum 31. Dezember 2036 aufzubewahren — knapp elf Jahre nach ihrer Ausstellung.

Das ist der häufigste Rechenfehler bei der Archivbereinigung: Wer ab Belegdatum rechnet, löscht bis zu ein Jahr zu früh.

Digital aufbewahren: die drei Anforderungen

Die GeBüV erlaubt elektronische Aufbewahrung, knüpft sie aber an Bedingungen. Praktisch laufen sie auf drei Punkte hinaus:

Integrität — Änderungen dürfen nicht unbemerkt möglich sein. Entweder ein unveränderbarer Datenträger, oder ein veränderbarer in Verbindung mit technischen Mitteln, die jede Änderung nachweisbar machen: Zeitstempel, Signatur, lückenloses Protokoll.
Verfügbarkeit und Lesbarkeit — die Unterlagen müssen jederzeit innert angemessener Frist zugänglich und lesbar sein. Über zehn Jahre hinweg schliesst das die Formatfrage ein: ein Archivformat, das in Jahr acht keine Software mehr öffnet, erfüllt die Pflicht nicht.
Nachvollziehbarkeit — das Verfahren muss dokumentiert sein. Wer prüft, muss verstehen können, wie das Archiv arbeitet, ohne die Person zu fragen, die es eingerichtet hat.

Der Speicherort ist nicht vorgeschrieben

Man liest oft, Geschäftsunterlagen müssten «in der Schweiz» aufbewahrt werden. Im Aufbewahrungsrecht steht das nicht. Art. 958f OR und die GeBüV regeln Dauer, Form und Zugänglichkeit — keinen Ort. Cloud-Speicherung im Ausland ist zulässig, sofern Integrität, Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben.

Was tatsächlich für Schweizer Hosting spricht, ist eine andere Rechtsfrage: der Datenschutz. Sobald Personendaten im Spiel sind — und in Kundenkorrespondenz sind sie das fast immer — stellt das revidierte Datenschutzgesetz Anforderungen an die Bekanntgabe ins Ausland. Das ist ein guter Grund für einen Standort in der Schweiz oder im EWR. Es ist bloss nicht der Grund, der meistens genannt wird.

Die Unterscheidung ist nicht akademisch: Wer den Speicherort für die gesetzliche Pflicht hält, prüft am falschen Kriterium und übersieht die Anforderungen, die wirklich gelten.

Die Ausnahme, die rein digitale Archive nicht abdecken

Art. 958f Abs. 2 OR verlangt für Geschäftsbericht und Revisionsbericht die Aufbewahrung in schriftlicher Form und unterzeichnet. Für diese beiden Dokumente genügt eine elektronische Ablage nicht — unabhängig davon, wie gut das Archiv im Übrigen ist.

Alles andere — Belege, Journale, Korrespondenz — darf vollständig elektronisch geführt werden. In der Praxis heisst das: ein digitales Archiv plus ein sehr dünner Papierordner.

Übersicht

Unterlage	Frist	Form
Buchungsbelege, Rechnungen, Verträge	10 Jahre	Papier oder elektronisch
Geschäftsbücher, Journale	10 Jahre	Papier oder elektronisch
Geschäftskorrespondenz mit Belegcharakter	10 Jahre	Papier oder elektronisch
Geschäftsbericht, Revisionsbericht	10 Jahre	Schriftlich und unterzeichnet

Was athemi davon abdeckt

athemi ist kein zertifiziertes Archivsystem und tritt nicht als solches auf. Es adressiert den Teil des Problems, der im Alltag am häufigsten schiefgeht: dass Beleg und zugehörige Korrespondenz im Postfach einer einzelnen Person liegen und dort in Jahr sieben nicht mehr auffindbar sind.

Offerte, Auftragsbestätigung, Rechnung und die dazugehörige Konversation liegen am selben Objekt — nicht verteilt über mehrere Postfächer.
Der Zugriff hängt am Unternehmen, nicht an der Person, die den Auftrag damals betreut hat.
Jede Freigabe und jede Unterzeichnung wird mit Zeitstempel protokolliert.
Gehostet in der Schweiz — aus Datenschutzgründen, nicht weil das Aufbewahrungsrecht es verlangen würde.

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Häufige Fragen

Reicht ein PDF-Ordner auf dem Server?

Nur, wenn nachweisbar ist, dass die Dateien nicht unbemerkt verändert werden können. Ein gewöhnliches Netzlaufwerk erfüllt das nicht: dort kann jede berechtigte Person eine Datei ersetzen, ohne dass es später erkennbar wäre. Es braucht entweder einen unveränderbaren Datenträger oder technische Mittel wie Zeitstempel und Protokollierung.

Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?

Grundsätzlich ja — mit Ausnahme von Geschäftsbericht und Revisionsbericht, die schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind. Voraussetzung ist, dass das digitale Archiv die Anforderungen an Integrität, Verfügbarkeit und Lesbarkeit erfüllt. Bei Dokumenten mit besonderer Beweisfunktion lohnt sich die Rücksprache mit der Revisionsstelle.

Was passiert bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht?

Die unmittelbare Folge ist meist praktischer Natur: In einer Steuerprüfung oder einem Zivilprozess fehlt der Nachweis, und die Beweislast wirkt sich zu Ungunsten des Unternehmens aus. Bei Konkurs kann die Verletzung der Buchführungspflicht zusätzlich strafrechtlich relevant werden.

Gilt die Frist auch für E-Mails?

Für Geschäftskorrespondenz mit Belegcharakter ja. Die Abgrenzung verläuft nicht entlang des Kanals, sondern entlang der Funktion: Eine E-Mail, mit der ein Kunde eine Position genehmigt oder eine Änderung bestätigt, gehört zum Beleg. Terminabsprachen gehören nicht dazu.

Quellen

Diese Seite fasst die gesetzliche Lage allgemein zusammen und ersetzt keine Rechts- oder Revisionsberatung. Für die Beurteilung eines konkreten Falls — insbesondere bei Dokumenten mit besonderer Beweisfunktion — ziehen Sie Ihre Revisionsstelle oder eine Rechtsberatung bei.

Zuletzt geprüft: 2026-07-25